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フランスベッド様の「セキュリティ強化を目的にIT資産管理を再構築した事例」(3)

2018/01/16-Tue
カテゴリ:IT資産管理導入事例

「セキュリティ強化を目的にIT資産管理を再構築した事例」と題した「IAITAM ACE JAPAN 2017」の「フランスベッド様」のトークセッションの第3回目です。

前回は、フランスベッド様が、いよいよIT資産管理の再構築に着手されました。
ここからは、コンサルタントである私もご一緒させていただいた部分です。どのような手順、タイムスケジュールで改善を進めていったのか、ご紹介します。

7.具体的な改善の手順 (前回の続き)

1)現状業務の把握

・既存の規程、業務マニュアル、パソコン台帳を精査
・複数の業務担当者に時間をかけてヒアリング <ここまで約一か月間>
→プロセスを整理して、現在の業務フローを描いた

・全社一斉にパソコン棚卸を実施 <約一週間>
・既存のパソコン台帳とぶつける作業を実施
→その結果、洗い出された問題点とリスクは、

【問題点】
IT資産管理に関して、
① 規定、体制が整備されていない 
② 管理台帳が整備されていない(パソコン管理台帳はあるが精度が低い)
③ 利用状況の監視(モニタリング)ができていない
④ PDCAサイクルが機能していない

【リスク】
① IT機器に起因する情報セキュリティ事故の発生
② 無駄なコストの発生(余剰機、再リース料、ライセンス費用、管理コストなど)
③ ソフトウェアライセンスに関するコンプライアンス違反、損害賠償、信用低下
④ 障害や事故発生時の対策遅延による被害拡大
⑤ 機器の性能不足による業務効率の低下

2)問題点の改善計画

計画策定にあたって、
① 情報システム部門だけではなく、利用部門(現場)に管理者を設置することで、全社で取り組む姿勢を示した。
② パソコンの調達・運用・保守といった専門分野をアウトソーシングすることで、業務効率化、コア業務へ注力する方針とした。

3)新ルール策定と周知

① 活動方針としてIT資産管理規程を整備、併せて具現化のための手順書を整備。
② 全社へ公開するとともに、現場管理者へ説明会を実施し、IT資産管理の目的、手順の理解を求めた。

4)運用スタート

新しいルールに基づき、全社で運用をスタート。

「パソコン台帳は、稼働状況やOSの状態等を確認し、入れ替えや廃棄等ライフサイクルを管理する重要なものであるが、この台帳の更新タイミングを適切に押さえることができていなかったため、管理不十分な状態であった。この台帳更新のタイミングを的確に、かつ、無理なくできるよう、プロセスを整理し、道筋立てて管理業務を整理したことで、これまで場当たり的であった業務がすっきりし、無理なく運用開始に繋げることができた。」と、フランスベッド様はプロジェクト全体を振り返られました。

次回(最終回)は、IT資産管理構築中のお悩みや、構築後の効果、今後の展望について、フランスベット様のコメントをご紹介します。

フランスベッド様の「セキュリティ強化を目的にIT資産管理を再構築した事例」(1)
フランスベッド様の「セキュリティ強化を目的にIT資産管理を再構築した事例」(2)
フランスベッド様の「セキュリティ強化を目的にIT資産管理を再構築した事例」(3)←今日はココ
フランスベッド様の「セキュリティ強化を目的にIT資産管理を再構築した事例」(4)

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